Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa Helsingin Yrityssiivous Oy:n henkilötietojen käsittelyn säännöt. Käyttämällä palveluamme osoitteessa: https://helsinginyrityssiivous.fi/ hyväksyt tietojesi keräämisen, käytön ja luovuttamisen tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

Selosteen laatimispäivämäärä: 4.12.2022.

Viimeinen muutos on tehty: 19.12.2022.

Helsingin Yrityssiivous Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n sekä Suomen lakien mukaisesti.

Voimme ajoittain päivittää tietosuoja-asetuksen mukaista informointia julkaisemalla siitä uuden version verkossa.

Tietosuoja on meille erittäin tärkeää ja se onkin rakennettu mukaan kaikkeen toimintaamme. Suojaamme tietojasi, sillä ne ovat elintärkeitä sekä sinun että meidän liiketoiminnalle.

  • Peruste henkilötietojen tietojenkäsittelylle on yleensä sopimukseen perustuva.
  • Käsittelemme henkilötietoja asiakkaidemme ja työntekijöidemme osalta.
  • Käyttämämme tietojärjestelmät ja toimittajat ovat huolella valittu.
  • Tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.
  • Emme myy tietojasi eteenpäin.
  • Evästeiden osalta minimoimme käytön.

Jos tietosuojaloukkaus tapahtuu, toimimme GDPR:n mukaisesti ja kannamme vastuumme.

Rekisteri

  1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Yrityssiivous Oy, Svinhufvudinkatu 23 B 4, 15110 LAHTI

Y-Tunnus: 2687798-6

Puhelin: 040 5127772

Sähköposti: monika.saimovaara@helsinginyrityssiivous.fi

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Monika Saimovaara, monika.saimovaara@helsinginyrityssiivous.fi, 040 5127772

  1. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakastietorekisteri.

  1. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on toimia Helsingin Yrityssiivous Oy:n asiakastietorekisterinä ja markkinointirekisterinä.

Tietoja voidaan käyttää seuraaviin käyttötarkoituksiin

  • Asiakassuhteen hoitaminen
  • Uutiskirjeen kautta tehtävä markkinointi ja tiedottaminen
  • Google Analyticsin ja Google Analytics 4:n kautta tapahtuva sivuston kävijäseuranta asiakaspalvelukokemuksen kehittämiseksi
  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja markkinointi.

Rekisteri sisältää pääasiallisesti asiakkaiden itsensä antamia tietoja.

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme myös EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta:

Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.

Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä (esim. kirjanpitoon liittyvät toimet).

Tallennamme vain tarpeellisen – Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä.

  1. Rekisterin tietosisältö

Näitä tietoja keräämme kävijöistä.

  • Etu- ja sukunimi
  • Yritys
  • Yhteystiedot (puhelin, sähköposti, osoite)
  • Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
  • Markkinointilupa tai kielto
  • Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot (tunnukset ja profiilit)
  • Tiedot tilatuista palveluista
  • Laskutustiedot
  • Verkkoyhteyden IP-osoite
  • Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, chatbotin avulla, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat tiedon käyttötarkoitusta.

Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille – tämä käytännössä tarkoittaa seuraavaa:

  • Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Näihin tallennettuna ovat vain nimi, yritys sekä sähköpostiosoite.
  • Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen CRM-työkalua, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten kokoukset ja muut aktiviteetit.
  • Osa käyttämistämme palveluista toimii Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tietoja minimoiden tietojen määrän ja riskit.

Lisäksi käytössämme on evästeet, joista on lisätietoa tässä selosteessa. Katso tarkemmin evästekäytännöt.

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

  1. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat teknisesti suojattuna tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin.

Evästekäytännöt

Sivustomme käyttää evästeitä. “Hyväksy” -nappia painamalla hyväksyt kaikkien evästeiden käytön. Evästeet tekevät sivustomme käyttämisestä helppoa, nopeaa ja käyttäjäystävällistä. Evästeet mahdollistavat myös liiketoimintamme kehittämisen.

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeet asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.

Evästeet jakautuvat alaryhmiin: pakolliset evästeet, toiminnalliset evästeet, tuotekehitys ja liiketoiminnan raportointi, mainonnan raportointi ja mainonnan kohdentaminen. Pakollisia evästeitä ei voi estää. Ne liittyvät tietoturvaan ja sivuston toiminnan mahdollistamiseen. Pakolliset evästeet eivät sisällä tunnistettavaa henkilötietoa.

Käytössä on joitakin palvelun toiminnan kannalta oleellisia kolmannen osapuolen työkaluja tai liitännäisiä:

Sivustoilla olevat sosiaalisten medioiden tai videopalveluiden upotukset tai sosiaalisten medioiden jako- ja tykkäystoiminnallisuudet saattavat kerätä verkkopalveluiden käyttäjistä tietoja esimerkiksi sisällön suosittelemiseksi tai kävijämäärän seuraamiseksi.

Käytämme kolmansien osapuolien kuten Googlen, HubSpotin ja Facebookin evästeitä. Evästeillä seurataan verkkosivustomme käyttöä, mikä voidaan yhdistää muihin tietoihin. Jos et salli näitä evästeitä, jäät paitsi yrityksemme kohdennetusta mainonnasta.

Palvelun kehittämiseen tarkoitettujen evästeiden avulla voimme seurata vierailuja ja liikenteen lähteitä, jotta voimme mitata ja parantaa sivustomme suorituskykyä. Evästeiden avulla pystymme kehittämään palveluamme asiakkaidemme parhaaksi. Jos et salli näitä evästeitä, emme tiedä, milloin olet vieraillut sivustollamme, emmekä voi seurata osaltasi sen toimintaa. Nämä evästeet eivät sisällä tunnistettavaa henkilötietoa.

Voit halutessasi estää muut kuin pakolliset evästeet tai rajata evästeiden käyttöä sekä poistaa jo tallennetut evästeet sivustomme evästebannerin kautta.

Voit lukea lisää evästeistä ja Suomen evästesuosituksista Traficomin verkkosivustolta:

https://www.traficom.fi/sites/default/files/media/file/Ev%C3%A4steohjeistus_palveluntarjoajille.pdf

Varaamme oikeuden päivittää evästekäytäntöjä esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi.

Evästeiden selainasetukset

Voit muuttaa evästeasetuksiasi käyttämässäsi selaimessa.

Alla on linkit yleisimpien selaimien ohjeisiin, jotka koskevat evästeiden hallintaa ja poistamista verkkoselaimista.

Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/32050

Safari: https://support.apple.com/en-in/guide/safari/sfri11471/mac

Firefox: https://support.mozilla.org/en-US/kb/clear-cookies-and-site-data-firefox?redirectslug=delete-cookies-remove-info-websites-stored&redirectlocale=en-US

Internet Explorer: https://support.microsoft.com/en-us/topic/how-to-delete-cookie-files-in-internet-explorer-bca9446f-d873-78de-77ba-d42645fa52fc

Jos käytät jotain muuta verkkoselainta, lue ohjeet selaimesi virallisista tukidokumenteista.